Receipt Tracker App - Dext

Analyse av Appwesome

Jeg må innrømme at jeg ikke er den mest organiserte personen når det kommer til kvitteringer. Heldigvis finnes det apper som Receipt Tracker App - Dext som gjør denne jobben mye enklere. Hvis du, som meg, har hauger av kvitteringer som flyter rundt, kan denne appen være akkurat det du trenger. La oss ta en nærmere titt på hvordan den fungerer og hva den kan gjøre for deg.

Fra papirlapp til regnskapsgrunnlag

Det mest nyttige ved Dext er ikke bare at en kvittering blir digital. Poenget er at du kan koble bildebeviset til økonomiarbeidet mens kjøpet fortsatt er ferskt i minnet. Det er særlig verdifullt når du har mange små jobbrelaterte utlegg: i stedet for å samle dem i lommeboken til slutten av måneden, kan du registrere dem kort tid etter kjøpet og unngå å rekonstruere hva de gjaldt senere.

Jeg ville likevel ikke behandlet skanningen som en garanti for at alt blir riktig av seg selv. Kvitteringer kan være falmede, krøllete eller ha flere beløp som ligner på hverandre. En god vane er å kontrollere dato, totalsum og leverandør før du går videre, særlig når bilaget skal brukes i regnskapet. Da blir skanneren et nyttig førsteutkast, ikke en erstatning for å se over egne tall.

En arbeidsflyt som passer små og hyppige utlegg

Tenk deg en frilanser som kjøper materiell på vei til et oppdrag, betaler for parkering og tar en kaffe med en kunde. Med papirkvitteringer må hver lapp tas vare på, sorteres og forklares senere. Med en kvitteringsapp kan personen samle bilagene digitalt med én gang og få mindre å rydde opp i når arbeidsuken er over. Den praktiske gevinsten er først og fremst færre løse lapper og mindre leting, ikke at regnskapsarbeidet forsvinner.

For å få mest ut av en slik rutine ville jeg fotografert kvitteringen før den blir borte, men samtidig lagt inn en kort forklaring når kjøpet ikke er selvforklarende. «Parkering ved kundemøte» er mer nyttig for framtidige meg enn bare et beløp og navnet på et parkeringsselskap. Slike små notater kan gjøre gjennomgangen enklere senere, uten at man trenger å stole på at man husker situasjonen flere uker etterpå.

Appen er utviklet av Dext og ligger i kategorien for jobbrelaterte verktøy. Den er gratis å laste ned, har en gjennomsnittlig vurdering på 4,0 fra rundt 12 000 vurderinger og er installert over 500 000 ganger. PEGI 3 betyr at aldersmerkingen passer for alle aldre, selv om den praktiske målgruppen først og fremst er folk som håndterer arbeidsutgifter. Appen har vært tilgjengelig siden 16. februar 2012, og versjon 5.4.5 krever minst iOS 9.

Hvordan fungerer Receipt Tracker App - Dext?

Først og fremst, la oss snakke om brukervennligheten. Receipt Tracker App - Dext er designet for å være så enkel som mulig. Når du åpner appen, blir du møtt av en ren og oversiktlig grensesnitt. Du kan raskt ta et bilde av kvitteringen din, og appen vil automatisk trekke ut viktige detaljer som dato, beløp og leverandør. Smart, ikke sant?

Det som virkelig skiller denne appen fra andre, er dens evne til å integrere med populære regnskapsprogrammer som Xero og QuickBooks. Dette betyr at alle dine transaksjoner enkelt kan overføres til ditt eksisterende regnskapssystem uten bryderi. Jeg elsker hvor sømløst dette fungerer.

Automatisering og organisering

En annen funksjon jeg virkelig setter pris på, er automatiseringen. Dext kan sette opp regler for å kategorisere kvitteringer automatisk. Så hvis du ofte kjøper kaffe til møter, kan du sette opp en regel for å automatisk arkivere disse kvitteringene som "møteutgifter". Dette sparer tid og minsker risikoen for menneskelige feil.

Appen har også en genial søkefunksjon. Har du noen gang prøvd å finne en spesiell kvittering blant alle papirene dine? Det kan være et mareritt. Men med Dext er det bare å skrive inn et nøkkelord, så finner den raskt det du leter etter. Helt fantastisk.

Praktiske funksjoner du vil elske

En funksjon som fortjener litt ekstra oppmerksomhet, er muligheten til å jobbe offline. Om du er på farten og ikke har tilgang til internett, kan du fortsatt skanne og lagre kvitteringer. Appen synkroniserer alt når du er online igjen. Dette er en lifesaver for de av oss som er mye på reise.

I praksis betyr offlinebruk at du kan holde fast ved samme vane også når dekningen er dårlig: ta vare på bilaget nå, og la synkroniseringen skje senere. Jeg ville likevel kontrollert at registreringene faktisk er synkronisert før jeg regner med at de er tilgjengelige andre steder. Det er en enkel kontroll som kan spare deg for å lete etter et bilag som fremdeles bare ligger på telefonen.

Et annet nyttig skille er mellom å lagre en kvittering og å få den riktig behandlet i regnskapet. Et bilde gjør dokumentasjonen lettere å finne, men det avgjør ikke alene om utgiften er jobbrelatert, hvilken konto den hører til eller om den bør deles opp. Når ett kjøp inneholder både private og arbeidsrelaterte varer, bør du være ekstra nøye med hvordan du fører det videre. Dext kan støtte arbeidsflyten, men vurderingen av hva kjøpet betyr, ligger fortsatt hos deg.

Jeg må også nevne sikkerheten. Dext tar personvernet ditt på alvor og bruker kryptering for å beskytte dine data. Dette gir en ekstra trygghet når du håndterer sensitive økonomiske detaljer.

Der den automatiske hjelpen trenger menneskelig kontroll

Bankmatching kan være nyttig når en registrert kvittering skal ses i sammenheng med en betaling på bankkontoen. Det kan gjøre det lettere å oppdage om et bilag mangler eller om en betaling ikke har fått riktig dokumentasjon. Men en match bør ikke tolkes som at utgiften automatisk er korrekt bokført: beløp kan avvike, betalinger kan dekke flere kjøp, og tidspunktet i banken kan være annerledes enn datoen på kvitteringen.

Jeg ville derfor brukt bankmatch som et kontrollpunkt, ikke som en snarvei rundt gjennomgangen. Hvis du har mange like kjøp hos samme leverandør, er det særlig viktig å sammenligne beløp og dato før du godkjenner koblingen. Det er en liten ekstra innsats som gjør den automatiske delen mer pålitelig i praksis.

Hva du bør vite om kostnad og valg av verktøy

Appen er gratis, men det finnes kjøp i appen som faktureres via Google Play, fra 175 kroner til 3 349 kroner. Før du bygger hele rutinen din rundt den, ville jeg undersøkt hvilket oppsett som passer behovet ditt og hva det koster. Det er særlig relevant hvis du bare har noen få kvitteringer i måneden: for så liten bruk kan en enkel mappe med digitale bilder eller den eksisterende regnskapsløsningen din være nok.

Sammenlignet med å fotografere kvitteringer manuelt og lagre dem i mapper, er fordelen med Dext at registrering og videre økonomiarbeid kan henge tettere sammen, særlig når QuickBooks allerede er en del av arbeidsflyten. En vanlig skannerapp kan være bedre hvis du bare vil arkivere dokumenter uten å koble dem til utgiftssporing. Og hvis du foretrekker å føre alt direkte i ett regnskapsprogram, kan det være enklere å holde seg til det verktøyet framfor å legge til enda en app.

Min praktiske anbefaling er å prøve arbeidsflyten på en liten gruppe vanlige utgifter først. Se om skanningen fanger opp informasjonen du trenger, om du faktisk husker å registrere bilagene med en gang, og om koblingen til regnskapet sparer deg for et senere steg. Hvis du må rette mange opplysninger eller stadig bytte mellom systemer, kan gevinsten bli mindre enn den først virker.

Er det noe jeg ikke liker?

Som med enhver app, er det alltid rom for forbedringer. Jeg har lagt merke til at noen ganger kan optisk tegngjenkjenning (OCR) feile på spesielt rotete kvitteringer. Det er ikke ofte, men det skjer. Heldigvis er det lett å redigere detaljene manuelt hvis det skulle skje.

Noen brukere har også nevnt at prisen kan være litt høy sammenlignet med lignende apper. Men personlig synes jeg at funksjonaliteten og tidsbesparelsen rettferdiggjør kostnaden.

Det er også verdt å være realistisk om hvem som får mest igjen for løsningen. En selvstendig næringsdrivende med jevnlige arbeidskjøp, eller en liten virksomhet som vil samle bilag før regnskapsarbeidet, kan ha nytte av at kvitteringer er søkbare og lettere å koble til transaksjoner. En person som sjelden har jobbrelaterte utlegg, derimot, får kanskje ikke nok igjen til å forsvare en betalt plan eller enda et system å følge med på.

For den som deler økonomiarbeidet med en regnskapsfører, er det lurt å avklare hvordan bilagene bør merkes og overføres før man lager mange automatiske regler. En regel som sparer tid for deg, er bare nyttig hvis kategoriseringen også gir mening for den som skal kontrollere regnskapet. Jeg ville begynt med noen få tydelige regler og utvidet først når du ser at de fungerer på faktiske kjøp.

Alt i alt er Receipt Tracker App - Dext en fantastisk løsning for alle som ønsker å holde orden på kvitteringene sine. Det er en app som virkelig kan gjøre livet enklere, spesielt for de som driver med frilansing eller småbedrifter. Hvis du har lett etter en måte å digitalisere kvitteringene dine på en effektiv måte, kan dette være akkurat det du trenger.

Så, hva venter du på? Gi den et forsøk og se hvordan den kan hjelpe deg med å få orden i kaoset. Du finner nedlastingslinken her på vår nettside. Lykke til med kvitteringene!